Choisir le bon logiciel de gestion des ressources humaines
Un logiciel de gestion des ressources humaines peut vous apporter une aide précieuse pour gérer toute la partie administrative concernant vos salariés. Un bon logiciel ne se contente pas de centraliser les données relatives au personnel de l’entreprise, il est également un outil permettant de communiquer plus facilement entre salariés et ressources humaines.
Un logiciel aux multiples fonctionnalités
Un bon logiciel de gestion des ressources humaines doit être polyvalent et proposer de nombreux services qui faciliteront votre quotidien et celui de vos employés. N’hésitez pas à comparer les logiciels et surtout à les tester. En effet, un tel logiciel sera au coeur de votre entreprise, et il est essentiel de bien le choisir. Vous pouvez dans un premier temps vérifier les fonctionnalités proposées.
La centralisation des données
Tout d’abord, un logiciel de gestion des ressources humaines permet de centraliser toutes les données concernant vos salariés. Il est donc impératif de choisir un logiciel sécurisé pour éviter les fuites de données.
Une paie facilitée
Votre logiciel prend en compte les congés de vos salariés, les absences mais également les primes, pour faciliter chaque mois l’émission des fiches de paie et la rémunération de vos salariés.
Un portail de communication
Votre logiciel doit également servir de portail entre vous (ou la personne en charge des ressources humaines) et vos salariés. Par exemple, vous pouvez mettre à disposition des nouveaux salariés des documents spécifiques à leur bonne intégration qu’ils pourront consulter à leur arrivée dans l’entreprise.
Des demandes centralisées
Utiliser un logiciel de gestion RH vous assure aussi de centraliser toutes les demandes de vos salariés concernant la partie administrative de leur vie professionnelle, avec notamment la possibilité de :
- poser des demandes de congés ;
- formuler des souhaits de formation ;
- entrer les notes de frais ;
- entrer les heures de travail sur une feuille de temps…
Ce logiciel permet donc d’éviter une sur-sollicitation par mails de la part des salariés qui peuvent en quelques clics formuler leurs besoins. Cela évite également de solliciter la mauvaise personne ou de ne pas faire de demande faute de savoir qui contacter.
Un planning à jour
Il est tout autant intéressant d’utiliser ce logiciel pour avoir un planning à jour des équipes. Vous pouvez en effet avoir un calendrier partagé dans votre logiciel, qui inclut également les différentes demandes de congés.
Des objectifs clairs pour vos salariés
En entrant dans le logiciel les objectifs à atteindre pour vos salariés, vous facilitez leur engagement puisqu’ils peuvent les consulter et proposer des points d’étape.
Une aide au recrutement
Vous pouvez enfin utiliser votre logiciel pour créer des offres d’emploi et recevoir des candidatures directement dans le logiciel.
Déterminer les fonctionnalités à garder en fonction de vos besoins
Il est à noter qu’il existe deux types de logiciels de gestion des ressources humaines :
un logiciel global qui comprend toutes les fonctionnalités évoquées précédemment appelé logiciel SIRH (système d’information ressources humaines) ;
un logiciel spécialisé qui répond davantage à un besoin spécifique, comme par exemple un logiciel pour les congés payés.
Vous l’aurez compris, un logiciel de gestion des ressources humaines est très complexe. Ainsi, si vous n’avez pas besoin dans l’immédiat de toutes les fonctionnalités, ne prenez que celles dont vous vous servirez vraiment. Toutefois, mieux vaut opter pour un logiciel évolutif si vos besoins changent par la suite.
Il est également important de faire la distinction entre un logiciel internalisé et un logiciel externalisé SaaS. Le premier est utilisable depuis l’entreprise uniquement et les données sont stockées sur vos serveurs. Le second est digitalisé, accessible partout et les données sont sauvegardées dans le cloud. Le télétravail entrant de plus en plus dans les habitudes de travail, nous vous conseillons d’opter pour la seconde option.
Prévoir un temps de formation
Une fois votre logiciel choisi et installé, prévoyez un temps de formation avec tous les membres de votre entreprise. Il est en effet important que tous soient à l’aise dans l’utilisation de ce logiciel afin d’en bénéficier au mieux.
Enfin, nous vous conseillons de vérifier que votre logiciel est utilisable aussi facilement sur ordinateur que sur smartphone.