Choisir le bon logiciel de recouvrement
Un logiciel de recouvrement est un bon complément à votre logiciel de facturation, auquel il peut d’ailleurs s’intégrer. Ce logiciel vous permet en effet de mieux gérer les délais de paiement et les factures impayées, mais il a d’autres atouts à ne pas négliger.
Recouvrir les créances douteuses et irrécouvrables
Comme son nom l’indique, un logiciel de recouvrement de créances a pour but premier de gérer des créances douteuses ou irrécouvrables. Un bon logiciel vous évitera ainsi de devoir passer par une société de recouvrement et de garder la main sur toute la procédure. Le coût du logiciel peut être ainsi rapidement amorti.
Qu’est ce qu’une créance douteuse ou irrécouvrable ?
Pour rappel, une créance douteuse est une facture non payée par votre client, mais dont le règlement reste à ce jour envisageable. On parle de facture litigieuse lorsque le client conteste la facture.
Une créance irrécouvrable concerne quant à elle une facture qui ne sera pas payée, par exemple en cas de dépôt de bilan du client.
Ces types de créances doivent être soigneusement notées en tant que telles dans l’exercice comptable, et un logiciel de recouvrement intégré à votre logiciel de facturation vous y aidera.
Un logiciel pour limiter les créances douteuses et irrécouvrables
Un bon logiciel de recouvrement de créances travaille en amont et en aval pour limiter les délais de paiement et les factures impayées.
En effet, bien configuré, ce logiciel peut envoyer une relance pour facture impayée automatiquement et de manière personnalisée à vos clients quelques jours avant l’échéance des factures, ce qui aide à réduire les délais de paiement.
Il peut également établir un scoring client en prenant en compte l’historique de paiement. Il s’agit d’une notation effectuée à partir de critères qui vous sont propres, et qui permet de déterminer le risque représenté par vos clients ou vos prospects. Ainsi, vous pouvez par exemple plus facilement décider si vous avez besoin de demander ou non un acompte à un client risqué, ce qui vous permet ainsi de limiter les frais en cas de non-paiement.
En cas de facture impayée, le logiciel de recouvrement de créances met en place un agenda de recouvrement, comprenant des relances automatiques au client, ainsi qu’un calcul des pénalités de retard qu’il encourt.
Enfin, le logiciel de recouvrement doit vous proposer des scénarios de gestion de litige intelligents, mais aussi faciles à comprendre et à mettre en place par vous ou les membres de votre entreprise.
Compléter le logiciel de facturation
Pour être efficace, votre logiciel de recouvrement doit pouvoir compléter le logiciel de facturation que vous utilisez. Vérifiez donc bien l’interconnectabilité des deux logiciels, qui est essentielle. Une fois connectés, vos logiciels doivent vous offrir :
Une meilleure communication au sein de votre entreprise sur les suivis de facturation
Le suivi de la facturation, des relances et des impayés est facilité en utilisant un logiciel simple d’utilisation et compréhensible par tous. Ainsi, toutes les personnes concernées peuvent se mettre à jour sur l’état des différentes factures en consultant le logiciel.
Un reporting de qualité
En collectant toutes vos données de facturation, votre logiciel de recouvrement peut vous proposer un reporting qualitatif pour mieux suivre votre activité.
Des prévisions de trésorerie
Grâce aux données de l’historique de facturation et l’analyse des délais de paiement, il est possible de demander à votre logiciel de recouvrement de sortir des prévisions de trésorerie sur 12 mois. Une prévision de trésorerie peut vous aider dans la prise de décision, comme par exemple l’investissement dans un nouveau salarié ou dans le renouvellement de matériel.
Des KPI visibles au premier coup d’oeil
Comme pour le suivi de facturation, les KPI, ou indicateurs de performance financiers, doivent être visibles dès l’ouverture du logiciel. Ces indicateurs permettent en effet de mesurer la performance de votre entreprise, et il est donc important qu’ils soient bien présents dans votre logiciel.
Une traçabilité des échanges
Il est essentiel d’avoir une trace écrite de tous les échanges avec vos clients concernant la facturation. Il est tout autant important d’avoir une traçabilité des relances de factures.