Choisir le bon logiciel de facturation
Choisir le logiciel de facturation qui vous convient est une étape clé dans le développement de votre entreprise. En effet, un bon logiciel de facturation vous permettra de gagner du temps en créant facilement des devis et factures standardisés, personnalisables et conformes aux obligations légales. Mais il peut être difficile de savoir comment bien le choisir. Nous vous partageons notre expertise pour sélectionner le bon outil.
Déterminez ce dont vous avez vraiment besoin
Tout d’abord, prenez le temps de déterminer quelles sont les fonctionnalités que vous recherchez dans votre logiciel. En effet, si celui-ci a pour objet premier de gérer la facturation et de permettre le suivi et l’édition des factures, il peut se doter d’autres fonctionnalités intéressantes, comme par exemple :
La centralisation des données de vos clients
Un logiciel de facturation peut vous permettre de créer des fiches pour vos clients, en y ajoutant notamment les conditions tarifaires négociées, et les conditions de facturation.
Le bon respect des mentions obligatoires sur vos factures
Vous avez ainsi l’assurance d’avoir des factures en conformité avec la législation et de n’avoir oublié aucune mention obligatoire. Il est en outre plus simple avec un logiciel de facturation de créer des numéros de suivi concordant entre devis et factures.
La création de devis personnalisables pour vos clients et prospects
Il est important d’avoir à la fois des devis uniformisés mais également personnalisables pour améliorer vos relations avec vos clients.
La création de factures d’acompte et de factures de relance elles-aussi personnalisables
Votre logiciel ne doit pas seulement permettre l’édition de factures acquittées, mais il doit aussi offrir la possibilité de créer des factures d’acompte et de relance.
L’envoi des devis et factures via le logiciel directement
Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps et vous assure de n’oublier aucun envoi de facture, ce qui améliore le délai de paiement.
La synchronisation avec votre compte bancaire professionnel
En se synchronisant avec votre compte bancaire professionnel, votre logiciel a une vision à jour de l’état de votre trésorerie.
Vérifiez la facilité de prise en
main du logiciel
Il est ensuite essentiel de vérifier que le logiciel est facile à utiliser. Un tableau de bord clair, des informations faciles à repérer, vous feront gagner un temps précieux à chaque utilisation. Il est à noter que vous pouvez demander à tester différents logiciels durant une période d’essai, afin de vous assurer de la facilité de prise en main.
Vérifiez également les paramètres de votre logiciel, et vos possibilités de personnalisation pour améliorer la qualité d’utilisation.
Si vous comptez déléguer l’utilisation du logiciel à un membre de votre entreprise, prenez le temps de vérifier avec lui que le logiciel lui convient, et de le former si besoin.
La loi “anti-fraude” TVA
Cette loi anti-fraude a été mise en place en janvier 2018, et a pour but d’empêcher les fraudes à la TVA. Ces fraudes étaient réalisées à l’aide de logiciels de facturation qui dissimulaient une partie des recettes. Il est donc essentiel que votre logiciel de facturation soit conforme à cette loi si vous êtes assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée. Votre logiciel doit impérativement garder une trace de toutes les modifications effectuées sur vos transactions. En cas de contrôle, si votre logiciel de facturation n’est pas conforme, vous risquez une amende de 7.500 euros.